Datenschutzerklärung

1    Einleitung
Wir freuen uns über Ihren Besuch unserer Internetseiten und Ihr Interesse an der SOPTIM AG [nachfolgend auch „SOPTIM“ genannt].

Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert Sie über die Erhebung und Verwendung Ihrer per-sonenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Internetseiten (www.soptim.de) [nachfolgend „Internetseiten“ genannt] und der Inanspruchnahme dort verfügbarer Services.

SOPTIM nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten beachten wir selbstverständlich die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung [nachfolgend auch DSGVO genannt], des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telemediengesetzes.

Bitte beachten Sie, dass SOPTIM sich vorbehält, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung anzupassen. Insofern empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

2    Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Internetseiten gemäß den Vorschriften der DSGVO ist:

SOPTIM AG
Im Süsterfeld 5-7
52072 Aachen
Deutschland
Telefon:    +49 (0)241 918 79 – 0
Telefax:    +49 (0)241 918 79 – 109

Unser Datenschutzbeauftragter: Peter Kansy steht Ihnen ebenfalls bei Rückfragen bezüglich unseres Datenschutzes gerne zur Verfügung.

3    Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person. Entsprechend gehören zu Ihren personenbezogenen Daten alle Daten, die Angaben zu Ihren persönlichen oder sachlichen Verhältnissen enthalten und somit eine Identifikation Ihrer Person zulassen. Beispiele solcher Daten sind z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnum-mer oder Ihre E-Mail-Adresse.

4    Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1    Nutzung der Internetseiten zu Informationszwecken
Sie können die Internetseiten der SOPTIM zu Informationszwecken besuchen, ohne hierfür Angaben zu Ihrer Person zu machen.
In diesem Fall verarbeitet SOPTIM keine personenbezogenen Daten. Ausgenommen davon sind diejenigen Daten, die Ihr Browser übermittelt, um den Besuch unserer Internetseiten zu ermöglichen.
Diese Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Wenn Sie sich über unsere Leistungen informieren:
    zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages ge-mäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
  • Um Ihnen unsere Internetseiten technisch bereitstellen zu können sowie zum Schutz unserer Internetseiten im Kontext von Cyberrisiken:
    zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

4.1.1    Verarbeitete Informationen
Entsprechend erhebt SOPTIM bei Ihrem Besuch der Internetseiten Daten über die jeweiligen Zugriffe und speichert diese als „Server-Logfiles“ ab. Z.B. folgende Daten können so protokolliert werden:

  • Besuchte Internetseiten
  • Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffs
  • Quelle/Verweis, von welcher/m Sie auf die Seite gelangten
  • Land aus dem der Zugriff erfolgt
  • „Wiederkehrer“ (erneuter Besuch)
  • Dauer des Besuchs
  • Durchgeführte Downloads
  • Verwendeter Browser
  • Verwendeter Gerätetyp
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendete IP-Adresse


Die genannten Daten, die nicht mit Ihren personenbezogenen Daten verknüpft werden, werden lediglich für statistische Auswertungen und zur Verbesserung der Internetseiten genutzt.
SOPTIM behält sich vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung der Internetseiten hinweisen.

4.1.2    Einsatz von Cookies
Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Dies sind kleine Textdateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie vereinfachen und beschleunigen die Steuerung Ihres Besuchs auf unseren Internetseiten, erhöhen deren Nutzerfreundlichkeit und ermöglichen eine Analyse der Nutzung insbesondere zu Zwecken der Optimierung unseres Internet-Angebots.

Wir verwenden einerseits sogenannte "Session-Cookies", die für die Dauer Ihrer Nutzung der Internetseiten zwischengespeichert werden. Sie speichern eine Session-ID, mit der sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen – so dass Ihr Browser wieder-erkannt werden kann, wenn Sie auf eine Internetseite zurückkehren. Beim Schließen des Browsers werden diese Session-Cookies gelöscht.

Zum anderen benutzen wir "permanente Cookies". Diese dienen der Nutzerfreundlichkeit, in dem z.B. bestimmte Voreinstellungen, die Ihnen bei Ihrem nächsten Besuch auf unseren Internetseiten direkt zur Verfügung stehen, gespeichert werden. Der Inhalt der permanenten Cookies beschränkt sich auf eine Identifikationsnummer. Name, IP-Adresse etc. werden nicht gespeichert, so dass eine Einzelprofilbildung über Ihr Nutzungsverhalten nicht stattfindet.

Sie können die Installation der Cookies durch entsprechende Einstellung in der von Ihnen genutzten Browser-Software verhindern bzw. beliebig steuern und/oder löschen. Die Nutzung unserer Internetseiten bleibt auch dann möglich, wobei es jedoch in einzelnen Fällen zu Funktionseinschränkungen kommen kann.

4.1.3    Einsatz von Webtracking
Um die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Internetseiten zu ermitteln, verwenden wir die Trackingsoftware Matomo (ehemals Piwik).

Personenbezogene Daten werden mit dieser Software nicht erfasst. Die erfassten Daten zum Nutzungsverhalten werden ausschließlich in anonymisierter und zusammengefasster Form für statistische Zwecke und für die weitere Entwicklung und Optimierung der SOPTIM Internetseiten verwendet.

Sie können nachfolgend entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um SOPTIM mit Hilfe von Matomo die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen.

Wenn Sie eine Webanalyse Ihrer Nutzung unserer Internetseiten nicht wünschen, deaktivierten Sie bitte das nachfolgende Auswahlfeld. Ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie wird dann entsprechend in Ihrem Browser abgelegt.

Ihr Besuch dieser Website wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Klicken Sie hier, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird.

4.2    Aktive Nutzung unserer Internetseiten
Zusätzlich zu rein informatorischen Zwecken können Sie unsere Internetseiten auch aktiv nutzen.

So können Sie beispielsweise Nachrichten an uns senden, sich für eine Schulung an der SOPTIM Akademie anmelden oder sich für den Bezug unseres Newsletters registrieren.

In diesem Fall verarbeiten wir neben den Daten im Rahmen der informatorischen Nutzung auch wei-tere personenbezogenen Daten, die wir für die Bearbeitung beispielsweise Ihrer Anfrage benötigen.

4.2.1    Anfragen
Falls Sie uns eine Anfrage senden (z. B. über die entsprechenden Kontaktformulare), verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Zusammenhang bereitgestellten personenbezogenen Daten. Dazu gehören in jedem Fall Ihr Name und Ihre E-Mail Adresse, um Ihnen eine Antwort zu Ihrer Anfrage geben zu können. Weiterhin gehören dazu die sonstigen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Anfrage an uns übermitteln.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
  • zur Wahrung unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO – das in einer adäquaten Beantwortung Ihrer Anfrage liegt.

4.2.2    Newsletter
Sie haben die Möglichkeit, auf der entsprechenden Internetseite den kostenfreien Newsletter der SOPTIM zu abonnieren. Dieser wird dann jeweils nach seiner Veröffentlichung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse versandt.

Selbstverständlich haben Sie in der Newsletter-E-Mail dann auch jeweils die Möglichkeit, den Newsletter mit Wirkung für die Zukunft wieder abzubestellen. Alternativ können Sie sich hierfür auch an die in Punkt 2 dieser Datenschutzerklärung aufgeführte Stelle wenden.

Wenn Sie sich für den SOPTIM Newsletter anmelden, müssen Sie hierfür lediglich Ihre E-Mail Adresse (Muss-Angabe) angeben. Mit der Angabe Ihres Namens geben Sie uns darüber hinaus die Möglichkeit, Ihnen den Newsletter mit einer persönlichen Ansprache bereitzustellen.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

4.2.3    Kommentare
Insbesondere in unserem auf den Internetseiten bereitgestellten Blog haben Sie die Möglichkeit, unter Angabe Ihres Namens und ggf. Ihrer E-Mail-Adresse einen Kommentar zu erfassen.

Bitte beachten Sie, dass solch ein Kommentar mit den vorstehend genannten personenbezogenen Daten sowie mit Datum und Uhrzeit der Erfassung anschließend auf der jeweiligen Internetseite sichtbar und entsprechend öffentlich zugänglich ist.

Mit der Nutzung der Kommentierungs-Möglichkeit stimmen Sie dieser Anzeige der genannten Daten zu.

SOPTIM behält sich das Recht vor, einen von Ihnen erfassten Kommentar zu verändern oder ggf. zu löschen, wenn SOPTIM dies aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder sonstiger Gründe für erforderlich hält.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der entsprechenden Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

5    Social Links
Auf den Internetseiten sind Links zu Diensten wie Twitter, LinkedIn oder Xing eingebunden. Nach dem Anklicken der auf unseren Internetseiten eingebundenen Grafiken werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet.

Dabei erhält der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information, von welcher unserer Interseiten Sie zu ihm gelangt sind. Wir sind, wie jeder andere Anbieter von Internetseiten, nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.

Informationen zum Umgang Ihrer Daten bei Nutzung der genannten Dienste entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der entsprechenden Anbieter.

6    Empfänger Ihrer Daten
Zunächst erhalten nur die Mitarbeiter der SOPTIM Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten.

Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nur, falls Sie dieser Übermittlung zugestimmt haben, diese für eine Abwicklung einer Anfrage, einer auf den Internetseiten angebotenen Services oder eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist und/oder wenn uns eine gerichtliche oder behördliche Anordnung zur Weitergabe Ihrer Daten verpflichtet.

  • Im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Internetseiten und der dort verfügbaren Services sowie der Abwicklung von Vertragsverhältnissen können als Dienstleister insbesondere eingebunden sein:
  • Marketing-Dienstleister im Rahmen des Informations-/Newsletter-Versands
  • IT-Dienstleister im Rahmen der Administration und dem Hosting unserer Internetseiten und ggf. den dort bereitgestellten Services
  • Hotels (falls Sie z.B. im Rahmen der SOPTIM Akademie eine Hotelreservierung durch uns wünschen)

Soweit dies erforderlich ist, erhalten diese Dienstleister Ihre Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebun-den.

7    Drittlandtransfer
SOPTIM überträgt die bei der Nutzung ihrer Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR.

8    Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gem. Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO routinemäßig gelöscht, wenn sie im Kontext einer Anfrage, eines Services, der auf unseren Internetseiten angeboten wird, oder im Rahmen einer Vertragserfüllung nicht mehr notwendig sind und auch nicht mehr gesetzlichen Auf-bewahrungsfristen unterliegen.

An die Stelle einer Löschung tritt die Sperrung der Daten, sofern rechtliche oder tatsächliche Hindernisse einer Löschung der Daten entgegenstehen,

9    Automatisierte Entscheidungsfindung
SOPTIM setzt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

10    Sicherheit
Personenbezogene Daten, die zwischen Ihnen und uns über die SOPTIM Internetseiten ausgetauscht werden, werden grundsätzlich über sichere Verbindungen übertragen, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Weiterhin haben wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen etabliert, um Ihre durch uns verwalteten personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Die Datenverarbeitung sowie die Sicherheitsmaßnahmen wird von SOPTIM entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

11    Ihre Betroffenenrechte (insbesondere gem. Art. 15 – 21 DSGVO)

11.1    Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

11.2    Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Wenn Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden sind oder in dem Fall, dass diese Daten nicht mehr richtig sind, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Dies gilt auch, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen.

11.3    Datenübertragbarkeit
Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre bei uns gespeicherten Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie z.B. die Daten bei Bedarf an ein anderes Unternehmen bzw. einen anderen Verantwortlichen übermitteln können.

11.4    Widerruf
Sie können eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

11.5    Beschwerderecht
Unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

11.6    Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch, Widerruf oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an unseren, in Ziffer 2 genannten Datenschutzbeauftragten.
Auch empfehlen wir Ihnen, eine eventuelle Beschwerde zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten zu senden.

12    Stand der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 10.07.2018.

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