Datenschutzerklärung

1 Einleitung

Wir freuen uns über Ihren Besuch unserer Internetseiten und Ihr Interesse an der SOPTIM AG [nachfolgend auch „SOPTIM“ genannt].

Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert Sie über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Internetseiten (www.soptim.de) [nachfolgend „Internetseiten“ genannt] und der Inanspruchnahme dort verfügbarer Services.

SOPTIM nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten beachten wir selbstverständlich die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung [nachfolgend auch DSGVO genannt], des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telemediengesetzes.

Bitte beachten Sie, dass SOPTIM sich vorbehält, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung anzupassen. Insofern empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

 

2 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Internetseiten gemäß den Vorschriften der DSGVO ist:

SOPTIM AG
Im Süsterfeld 5-7
52072 Aachen
Deutschland

Telefon: +49 (0)241 400 23 – 0
Telefax: +49 (0)241 400 23 – 109
E-Mail: info@soptim.de

Unser Datenschutzbeauftragter Peter Kansy steht Ihnen ebenfalls bei Rückfragen bezüglich unseres Datenschutzes gerne zur Verfügung > datenschutz@soptim.de

 

3 Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Internetseiten bei folgendem Anbieter: Pixelbar GmbH, Klebankgasse 16, B-4700 Eupen (nachfolgend Pixelbar).

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Pixelbar:
https://www.pixelbar.be/datenschutzerklaerung/

Die Verwendung von Pixelbar erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Internetseitenbesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

 

4 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person. Entsprechend gehören zu Ihren personenbezogenen Daten alle Daten, die Angaben zu Ihren persönlichen oder sachlichen Verhältnissen enthalten und somit eine Identifikation Ihrer Person zulassen. Beispiele solcher Daten sind z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse.

 

5 Zwecke und Rechtsgrundlagen

5.1 Nutzung der Internetseiten zu Informationszwecken

Sie können die Internetseiten der SOPTIM zu Informationszwecken besuchen, ohne hierfür Angaben zu Ihrer Person zu machen. In diesem Fall verarbeitet SOPTIM keine personenbezogenen Daten. Ausgenommen davon sind diejenigen Daten, die Ihr Browser übermittelt, um den Besuch unserer Internetseiten zu ermöglichen. Diese Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wenn Sie sich über unsere Leistungen informieren: zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
• Um Ihnen unsere Internetseiten technisch bereitstellen zu können sowie zum Schutz unserer Internetseiten im Kontext von Cyberrisiken: zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

 

5.1.1 Verarbeitete Informationen

Entsprechend erhebt SOPTIM bei Ihrem Besuch der Internetseiten Daten über die jeweiligen Zugriffe und speichert diese als „Server-Logfiles“ ab. Z. B. folgende Daten können so protokolliert werden:

• Besuchte Internetseiten
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffs
• Quelle/Verweis, von welcher/m Sie auf die Seite gelangten
• Land aus dem der Zugriff erfolgt
• „Wiederkehrer“ (erneuter Besuch)
• Dauer des Besuchs
• Durchgeführte Downloads
• Verwendeter Browser
• Verwendeter Gerätetyp
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die genannten Daten, die nicht mit Ihren personenbezogenen Daten verknüpft werden, werden lediglich für statistische Auswertungen und zur Verbesserung der Internetseiten genutzt. SOPTIM behält sich vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung der Internetseiten hinweisen.

 

5.1.2 Einsatz von Cookies

5.1.3 Speicherung der Einwilligung von Cookies

Unsere Internetseiten nutzen die Consent-Management-Plattform Cookiebot, um Ihre Einwilligung in die Verwendung von Cookies und anderen Tracking-Technologien auf Ihrem Endgerät zu verwalten und datenschutzkonform zu dokumentieren. Cookieboot ermöglicht es uns, Ihre Präferenzen zu speichern und sicherzustellen, dass nur die von Ihnen zugelassenen Technologien auf unseren Internetseiten aktiviert werden. Anbieter dieser Technologie ist Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark [nachfolgend „Cookiebot“].

Wenn Sie unsere Internetseiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von Cookie-bot hergestellt, um Ihre Einwilligungen und sonstigen Erklärungen zur Cookie-Nutzung einzuholen. Anschließend speichert Cookiebot einen Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Cookiebot-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Der Einsatz von Cookiebot erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO.

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben und die Sicherheit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Internetseitenbesucher gewährleistet.

 

5.1.4 Einsatz von Analyse-Tools

Um unsere Internetseiten nutzerfreundlicher zu gestalten und die Qualität unseres Angebots zu verbessern, setzen wir Analyse-Tools ein. Dabei achten wir darauf, dass Ihre Daten stets datenschutzkonform verarbeitet werden. Folgende Tools haben wir im Einsatz:

 

Matomo Analytics

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir die Open-Source-Software Matomo (ehemals PIWIK) der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland zur Analyse und statistischen Auswertung der Nutzung der Website. Wir haben Matomo so konfiguriert, dass Matomo keine Cookies in Ihrem Browser speichert. Die erhaltenen Informationen über die Websitenutzung werden ausschließlich an unsere Server übertragen und in pseudonymen Nutzungsprofilen zusammengefasst. Die Daten verwenden wir zur Auswertung der Nutzung der Internetseiten. Eine Weitergabe der erfassten Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die IP-Adressen werden anonymisiert (IP-Masking), sodass eine Zuordnung zu einzelnen Nutzern nicht möglich ist. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Wir verfolgen damit unser berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Webseite für unsere Außendarstellung.

Sie können Ihre Einwilligung per Klick auf diesen Link jederzeit widerrufen.

Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen von Matomo und den datenschutzrechtlichen Regelungen finden Sie unter:
https://matomo.org/privacy/

 

Matomo Tag Manager

Auf unseren Internetseiten verwenden wir den Matomo Tag Manager. Der Matomo Tag Manager selbst setzt keine Cookies und verarbeitet keine personenbezogenen Daten. Der Matomo Tag Manager dient jedoch der Verwaltung von Diensten, welche ihrerseits personenbezogene Daten verarbeiten wie z. B. Matomo Analytics. Der Matomo Tag Manager verwaltet Tags, die für Tracking und Marketing eingesetzt werden.

Weitere Informationen zum Matomo Tag Manager finden Sie unter folgendem Link:
https://matomo.org/faq/tag-manager/faq_26538/

 

Google Analytics

Um die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Internetseiten zu ermitteln, verwenden wir den Webanalysedienst Google Analytics der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland [nachfolgend „Google“].

Google Analytics verwendet so genannte “Cookies”. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unserer Internetseiten durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Internetseiten werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die Speicherung von Google-Analytics-Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, da wir als Betreiber unserer Internetseiten ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens haben, um unsere Internetseiten bzw. unser dort verfügbares Angebot zu optimieren.

Auf unseren Internetseiten greift die IP-Anonymisierung. Ihre IP-Adresse wird innerhalb der Mitgliedsstaaten der EU und des Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Durch diese Kürzung entfällt der Personenbezug Ihrer IP-Adresse und die IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Im Rahmen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, welche wir mit Google geschlossen haben, erstellt diese mithilfe der gesammelten Informationen eine Auswertung der Nutzung unserer Internetseiten sowie der Aktivitäten auf unseren Internetseiten und erbringt mit der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen.

Sie können nachfolgend entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um SOPTIM mit Hilfe von Google Analytics die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit von der Cookie-Erklärung auf unseren Internetseiten ändern oder widerrufen.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google:
https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

 

HubSpot

Auf unseren Internetseiten nutzen wir das CRM-Tool HubSpot der HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor Cambridge, MA, USA. Das Unternehmen unterhält zudem einen europäi-schen Sitz in Irland mit der Adresse 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland.

Mit Hubspot verwalten wir bestehende und potenzielle Kunden sowie Kundenkontakte. Das Tool ermöglicht es uns, Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle (z. B. E-Mail, Social Media oder Telefon) zu erfassen, zu sortieren und zu analysieren. Die dabei erhobenen per-sonenbezogenen Daten können für die Kommunikation mit Interessenten und für Marketing-maßnahmen (z. B. Newsletter) genutzt werden. Darüber hinaus analysieren wir mit Hubspot das Nutzerverhalten auf unseren Internetseiten, um unsere Angebote und die Nutzererfah-rung zu verbessern.

Die Verwendung von Hubspot erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der In-ternetseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenverwaltung und Kundenkommunikation. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informati-onen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit von der Cookie-Erklärung auf unseren Internetseiten ändern oder widerrufen.

Die Datenübertragung in die USA basiert auf den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Details finden Sie hier: https://legal.hubspot.com/de/dpa

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AV) gem. Art. 28 DSGVO mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vor-geschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hubspot:
https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

 

Google Ads

Wir verwenden auf unseren Internetseiten Google Ads. Google Ads ist ein Online-Werbeprogramm der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Ads ermöglicht es uns Werbeanzeigen in der Google-Suchmaschine oder auf Drittwebseiten auszuspielen, wenn der Nutzer bestimmte Suchbegriffe bei Google eingibt (Keyword-Targeting). Ferner können zielgerichtete Werbeanzeigen anhand der bei Google vorhandenen Nutzerdaten (z. B. Standortdaten und Interessen) ausgespielt werden (Zielgruppen-Targeting). Wir als Internetseitenbetreiber können diese Daten quantitativ auswerten, indem wir beispielsweise analysieren, welche Suchbegriffe zur Ausspielung unserer Werbeanzeigen geführt haben und wie viele Anzeigen zu entsprechenden Klicks geführt haben.

Im Rahmen von Google Ads nutzen wir auch das so genannte Conversion-Tracking. Wenn Sie auf eine von Google geschaltete Anzeige klicken, wird ein Cookie für das Conversion-Tracking gesetzt. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die der Internet-Browser auf dem Computer des Nutzers ablegt. Diese Cookies verlieren nach der in den Cookie-Einstellungen angegeben Zeit ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung der Nutzer. Besucht der Nutzer bestimmte Seiten dieser Website und das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können Google und wir erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde.

Jeder Google Ads-Kunde erhält ein anderes Cookie. Die Cookies können nicht über die Internetseiten von Ads-Kunden nachverfolgt werden. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für Ads-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Die Speicherung von “Conversion-Cookies” erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Internetseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl sein Webangebot als auch seine Werbung zu optimieren. Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit von der Cookie-Erklärung auf unseren Internetseiten ändern oder widerrufen.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier:
https://policies.google.com/privacy/frameworks und https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/mccs/

 

LinkedIn (Insight-Tag)

Wir nutzen auf unseren Internetseiten das Conversion-Tool LinkedIn Insight-Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Mit Ihrer Einwilligung (nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) aktivieren wir bei Ihrem Besuch auf unseren Internetseiten ein LinkedIn-Cookie. Das Tool meldet an LinkedIn sowohl welche Handlungen Sie auf unserer Internetseite ausgeführt haben als auch möglicherweise Sie identifizierende Daten.

Mit den Daten kann LinkedIn erkennen, dass Sie unsere Internetseiten mit Ihrem Gerät über eine IP-Adresse besucht haben, was Sie angeklickt haben und wenn Sie auf LinkedIn auf einen Link geklickt haben, der Sie mit unserer Internetseite verbindet. Dadurch kann Ihnen LinkedIn interessenbezogene Inhalte anzeigen. LinkedIn kann diese Daten mit Ihrem Nutzerkonto verbinden und für eigene Zwecke verwenden. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch LinkedIn finden Sie unter:
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Wir erhalten von LinkedIn keine personenbezogenen Daten über Sie oder andere Nutzer, sondern ausschließlich aggregierte Statistiken (z. B. zur Nutzung unserer Angebote oder zur Effektivität unserer Werbeanzeigen auf LinkedIn). Diese helfen uns, die Performance unserer Marketingmaßnahmen zu bewerten.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit von der Cookie-Erklärung auf unseren Internetseiten ändern oder widerrufen.

 

5.2 Aktive Nutzung unserer Internetseiten

Zusätzlich zu rein informatorischen Zwecken können Sie unsere Internetseiten auch aktiv nutzen. So können Sie beispielsweise Nachrichten an uns senden, sich für eine Schulung an der SOPTIM Akademie anmelden oder sich für den Bezug unseres Newsletters registrieren. In diesem Fall verarbeiten wir neben den Daten im Rahmen der informatorischen Nutzung auch weitere personenbezogenen Daten, die wir für die Bearbeitung beispielsweise Ihrer Anfrage benötigen.

 

5.2.1 Anfragen

Anfragen im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind beispielsweise Anfragen zum Leistungsumfang der von uns angebotenen Softwarelösungen oder von Ihnen gestellte Anwendungs-Fragen zu SOPTIM Software, die in dem Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind [nachfolgend „Ihr Unternehmen“ genannt], eingesetzt ist.

Falls Sie uns eine Anfrage übermitteln (beispielsweise über die entsprechenden Kontaktformulare auf unseren Internetseiten, per E-Mail oder telefonisch), verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Zusammenhang bereitgestellten personenbezogenen Daten. Dazu gehören in jedem Fall Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen eine Antwort zu Ihrer Anfrage geben zu können. Gegebenenfalls sind hierfür auch weitere Informationen erforderlich (beispielsweise Ihre Telefonnummer und der Name Ihres Unternehmens im Rahmen einer Anwendungs-Frage). Weiterhin gehören dazu die sonstigen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Anfrage an uns übermitteln.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie ggf. zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
• zur Wahrung unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO – das in einer adäquaten Beantwortung Ihrer Anfrage liegt.

 

5.2.2 Newsletter

Sie haben die Möglichkeit, auf der entsprechenden Internetseite den kostenfreien Newsletter der SOPTIM zu abonnieren. Dieser wird dann jeweils nach seiner Veröffentlichung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse versandt.

Selbstverständlich haben Sie in der Newsletter-E-Mail dann auch jeweils die Möglichkeit, den Newsletter mit Wirkung für die Zukunft wieder abzubestellen. Alternativ können Sie sich hierfür auch an die in Punkt 2 dieser Datenschutzerklärung aufgeführte Stelle wenden.

Wenn Sie sich für den SOPTIM Newsletter anmelden, müssen Sie hierfür lediglich Ihre E-Mail-Adresse (Muss-Angabe) angeben. Mit der Angabe Ihres Namens geben Sie uns darüber hinaus die Möglichkeit, Ihnen den Newsletter mit einer persönlichen Ansprache bereitzustellen.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

 

5.2.3 Kommentare

Insbesondere in unserem auf den Internetseiten bereitgestellten Blog haben Sie die Möglichkeit, unter Angabe Ihres Namens und ggf. Ihrer E-Mail-Adresse einen Kommentar zu erfassen.

Bitte beachten Sie, dass solch ein Kommentar mit den vorstehend genannten personenbezogenen Daten sowie mit Datum und Uhrzeit der Erfassung anschließend auf der jeweiligen Internetseite sichtbar und entsprechend öffentlich zugänglich ist.

Mit der Nutzung der Kommentierungs-Möglichkeit stimmen Sie dieser Anzeige der genannten Daten zu.

SOPTIM behält sich das Recht vor, einen von Ihnen erfassten Kommentar zu verändern oder ggf. zu löschen, wenn SOPTIM dies aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder sonstiger Gründe für erforderlich hält.

Die genannten Daten verarbeiten wir gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der entsprechenden Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

 

5.2.4 Services

Auf unseren Internetseiten stellen wir verschiedene Services bereit. Hierzu gehört beispielsweise die SOPTIM Community. Für die Nutzung einiger dieser Services ist zunächst der Abschluss eines Nutzungsvertrages durch Ihr Unternehmen erforderlich.

Bei einigen Services kommt der Nutzungsvertrag dadurch zustande, dass Sie persönlich und im Auftrag Ihres Unternehmens die entsprechenden Nutzungsbedingungen online akzeptieren. Unabhängig davon müssen Sie sich für die Nutzung der Services bei deren Aufruf im Regelfall auch persönlich registrieren bzw. anmelden. Bei der erstmaligen Registrierung/Anmeldung werden Ihnen die Bedingung der Nutzung des aufgerufenen Service angezeigt.

Diese Nutzungsbedingungen enthalten auch Informationen, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Service erhoben und verarbeitet werden. Bitte lesen Sie deshalb die Nutzungsbedingungen sorgfältig durch und – Ihr Einverständnis vorausgesetzt – bestätigen Sie diese.

Entsprechend verarbeiten wir dann die genannten Daten gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der entsprechenden Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
• Zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

 

5.2.5 SOPTIM Akademie

Auf unseren Internetseiten bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, sich für Veranstaltungen der SOPTIM Akademie online anzumelden. Die im Rahmen der Anmeldung zu übermittelnden personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Online-Anmeldeformular.
Wenn Sie im Rahmen einer solchen Anmeldung Ihre Daten an uns übermitteln – unabhängig davon, ob dies über das Online-Anmeldeformular oder auf sonstigem Wege erfolgt – verarbeiten wir diese gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Aufgrund der Übermittlung Ihrer Daten und der entsprechenden Erteilung Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
• Zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

 

6 Video-Plug-ins

6.1. Video-Plug-in YouTube

Unsere Internetseite nutzt Plug-ins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der des Plug-ins ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland.

Wenn Sie eine unserer mit einem YouTube-Plug-in ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben.

Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy

 

6.2. Video-Plug-in Vimeo

Wir nutzen für die Einbindung von Videos u. a. den Anbieter Vimeo. Vimeo wird betrieben von Vimeo, LLC mit Hauptsitz in 555 West 18th Street, New York, New York 10011.

Auf einigen unserer Internetseiten verwenden wir Plug-ins des Anbieters Vimeo. Wenn Sie die mit einem solchen Plug-in versehenen Internetseiten unserer Internetseite aufrufen, wird eine Verbindung zu den Vimeo-Servern hergestellt und dabei das Plug-in dargestellt. Hierdurch wird an den Vimeo-Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Sind Sie dabei als Mitglied bei Vimeo eingeloggt, ordnet Vimeo diese Information Ihrem persönlichen Benutzerkonto zu. Bei Nutzung des Plug-ins wie z. B. Anklicken des Start-Buttons eines Videos wird diese Information ebenfalls Ihrem Benutzerkonto zugeordnet. Sie können diese Zuordnung verhindern, indem Sie sich vor der Nutzung unserer Internetseite aus ihrem Vimeo-Benutzerkonto abmelden und die entsprechenden Cookies von Vimeo löschen.

Die Nutzung von Vimeo erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und Hinweise zum Datenschutz durch Vimeo finden Sie unter: https://vimeo.com/privacy

 

7 Social Links

Auf den Internetseiten sind Links zu Diensten wie LinkedIn oder Xing eingebunden. Nach dem Anklicken der auf unseren Internetseiten eingebundenen Grafiken werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet.

Dabei erhält der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information, von welcher unserer Internetseiten Sie zu ihm gelangt sind. Wir sind, wie jeder andere Anbieter von Internetseiten, nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.

Informationen zum Umgang Ihrer Daten bei Nutzung der genannten Dienste entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der entsprechenden Anbieter.

 

8 Empfänger Ihrer Daten

Zunächst erhalten nur die Mitarbeiter der SOPTIM Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten.

Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nur, falls Sie dieser Übermittlung zugestimmt haben, diese für eine Abwicklung einer Anfrage, einer auf den Internetseiten angebotenen Services oder eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist und/oder wenn uns eine gerichtliche oder behördliche Anordnung zur Weitergabe Ihrer Daten verpflichtet.

Im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Internetseiten und der dort verfügbaren Services sowie der Abwicklung von Vertragsverhältnissen können als Dienstleister insbesondere eingebunden sein:

• Marketing-Dienstleister im Rahmen des Informations-/Newsletter-Versands
• IT-Dienstleister im Rahmen der Administration und dem Hosting unserer Internetseiten und ggf. den dort bereitgestellten Services
• Hotels (falls Sie z. B. im Rahmen der SOPTIM Akademie oder im Rahmen eines SOPTIM Events eine Hotelreservierung durch uns wünschen)

Soweit dies erforderlich ist, erhalten diese Dienstleister Ihre Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei
dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden.

 

9 Drittlandtransfer

SOPTIM überträgt die bei der Nutzung ihrer Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. Ausgenommen hiervon ist ggf. die Übermittlung anonymisierter Daten im Rahmen der Anaylse (siehe Ziffer 5.1.3).

 

10 Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden gem. Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO routinemäßig gelöscht, wenn sie im Kontext einer Anfrage, eines Services, der auf unseren Internetseiten angeboten wird, oder im Rahmen einer Vertragserfüllung nicht mehr notwendig sind und auch nicht mehr gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

An die Stelle einer Löschung tritt die Sperrung der Daten, sofern rechtliche oder tatsächliche Hindernisse einer Löschung der Daten entgegenstehen,

 

11 Automatisierte Entscheidungsfindung

SOPTIM setzt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

 

12 Sicherheit

Unsere Internetseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Seminar-Buchungen oder Anfragen, die Sie an uns senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Weiterhin haben wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen etabliert, um Ihre durch uns verwalteten personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Die Datenverarbeitung sowie die Sicherheitsmaßnahmen wird von SOPTIM entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

 

13 Ihre Betroffenenrechte (insbesondere gem. Art. 15 – 21 DSGVO)

13.1 Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

 

13.2 Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Wenn Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden sind oder in dem Fall, dass diese Daten nicht mehr richtig sind, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Dies gilt auch, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen.

 

13.3 Datenübertragbarkeit

Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre bei uns gespeicherten Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie z. B. die Daten bei Bedarf an ein anderes Unternehmen bzw. einen anderen Verantwortlichen übermitteln können.

 

13.4 Widerruf

Sie können eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

 

13.5 Beschwerderecht

Unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

 

13.6 Ausübung Ihrer Betroffenenrechte

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch, Widerruf oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an unseren, in Ziffer 2 genannten Datenschutzbeauftragten.

Auch empfehlen wir Ihnen, eine eventuelle Beschwerde zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten zu senden.

 

14 Stand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 22.12.2025.