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SE:Absatzportfoliomanagement - das Bindeglied zwischen Vertrieb und Beschaffung

Bei Energieversorgern sitzen die Abteilungen Vertrieb und Beschaffung zwar in einem Boot, rudern aber organisations- und technikbedingt oft nicht synchron. Das neue Software-Modul SE:Absatzportfoliomanagement von SOPTIM kann dieses Zusammenspiel spürbar und nachhaltig verbessern. Zu beschaffende Energiemengen können damit vom Vertrieb sofort an die Handelsabteilung kommuniziert werden. Das funktioniert nicht nur schneller als auf dem bislang üblichen Weg, sondern auch besonders sicher und transparent.

Als „Missing Link“ bezeichnete man ursprünglich „das Fehlen einer Zwischenform in der Entwicklungsreihe von menschenaffenähnlichen Vorfahren zum Menschen“ (Wikipedia). Im heutigen Sprachgebrauch wird der Begriff gerne verwendet, wenn allgemein von einem fehlenden Bindeglied die Rede ist. Eine Art Missing Link hat nun auch die SOPTIM AG entwickelt. Und wie es Evolutionsforscher und ihr Fachpublikum entzückt, wenn eine Lücke in der Ahnengalerie geschlossen werden kann, so erfreut reagierten auch die SOPTIM Kunden, als ihnen der Aachener IT-Dienstleister das neue Modul Absatzportfoliomanagement aus der SOPTIM Energy Suite (SE) vorgestellt hat:

SE:Absatzportfoliomanagement schließt die Lücke zwischen Vertrieb und Beschaffung in Energieversorgungsunternehmen. Als Bindeglied zwischen den Abteilungen bündelt das Tool die Absatzmengen des Vertriebs und übergibt diese direkt an die Beschaffung.

Warum das neue Produkt sowohl auf der Vertriebs- als auch auf der Beschaffungsseite als sehr nützlich betrachtet wird, macht ein Vorher-Nachher-Vergleich klar: Wenn ein Vertrieb einen neuen Vertrag mit einem Großkunden abgeschlossen hatte, passierte bisher im Prozess meist eine ganze Weile nichts. Zu nächtlicher Stunde aggregierte das Vertriebssystem alle am Vortag gewonnenen Vertriebsmengen und legte sie per Excel-File auf einem Server ab. Anschließend konnte vom Portfoliomanagementsystem ein Import-Job ausgelöst werden, um die Daten der Beschaffung zugänglich zu machen. Am nächsten Morgen, wenn die Mitarbeiter der Beschaffung gewöhnlich ihren Dienst antraten, konnte der operative Einkauf am Markt gestartet werden.

Dieser bei vielen Stadtwerken und regionalen Energieversorgern so oder so ähnlich anzutreffende Standardprozess hat mehrere Nachteile: Einerseits ist der Zeitverlust kritisch zu bewerten. Eine größere Energiemenge heute oder morgen einzudecken, kann bei volatilen Preisen zum Risikofaktor werden. Die Übergabe der zu beschaffenden Energiemenge sollte also schnell, im Idealfall sofort erfolgen, damit die Handelsabteilung den Zielpreis im Einkauf halten kann bzw. sich keine potenziellen Optimierungsoptionen verbaut. Andererseits hat die komplizierte Schnittstelle beim Datentransfer mehrere Tücken. So kann es passieren, dass Teilmengen nicht korrekt aggregiert, also auch nicht übertragen werden. Auch der zwischengeschaltete Server als Ablage- und Abholstelle für die Excel-Datei ist ein Sicherheitsrisiko, weil er als separates drittes System potenziell ausfallgefährdet ist. Ein Vertrieb kann noch so erfolgreich sein, eine Panne beim Datentransfer kann alles zunichtemachen und den vermeintlichen Vertriebserfolg ins Gegenteil verkehren.

Mit dem neuen Modul SE:Absatzportfoliomanagement lassen sich diese Risikofaktoren von vornherein ausschalten. Es gibt keinerlei Zeitverlust mehr, weil die Meldung vom Vertrieb an die Beschaffung sofort nach Vertragsabschluss automatisch übermittelt wird. Der Austausch läuft nicht mehr auf Dateibasis, sondern auf Datenbankebene. Damit ist sichergestellt, dass die Daten ankommen. Läuft der andere Server nicht, sieht der Vertrieb sofort, dass der Transfer nicht geklappt hat, und er kann die Kollegen ggf. auf anderem Wege informieren. Realisiert wird diese direkte Zusammenarbeit, indem das Modul SE:Absatzportfoliomanagement in beide Systeme integriert wurde, allerdings jeweils in eigenen marktrollenspezifischen Ausprägungen. Beide Seiten haben ihre entsprechenden Ansichten, keine Seite kann auf der anderen Daten verändern.

Dabei ist es keineswegs Voraussetzung, dass auf beiden Seiten SE benutzt wird. SE:Absatzportfoliomanagement kann auch einseitig eingesetzt werden. Wenn für eine der beiden Marktrollen ein anderes System verwendet wird, kann die Ankopplung einerseits über den oben beschriebenen Dateiaustausch realisiert werden, andererseits aber auch über eine direkte, beispielsweise per Webservice realisierte Schnittstelle.

Anwender profitieren vom neuen Softwaremodul insbesondere in wirtschaftlicher Hinsicht. Ein großer Vorteil liegt in der großen Transparenz der internen Verrechnung zwischen Vertrieb und Beschaffung: Wie viel Energie wurde wann zu welchem Preis bestellt? Wie hoch ist der Eindeckungsgrad der prognostizierten Mengen? Die deutlich verbesserte Daten- und Prozesssicherheit bei der Übergabe von Informationen zwischen Vertrieb und Beschaffung eliminiert nicht zu unterschätzende Risikofaktoren. Der gesamte Prozess läuft mit hohen Automatisierungsgrad und maximaler Geschwindigkeit, beispielsweise beim Auslösen von vertragsscharfen Einzelbestellungen oder einzelner Tranchen. Durch eine zeitnahe Beschaffung reduziert sich das Preisrisiko. Das Modul lässt sich problemlos individuell customizen und überzeugt durch einfache Bedienbarkeit. Nicht zuletzt basiert es auf neuester Technologie und ist somit zukunftssicher.

Auch dieses Modul wird selbstverständlich auf der E-world „live und in Farbe“ präsentiert.

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