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Den Wald trotz vieler Bäume sehen – Strategien als notwendiger Kompass für die tägliche Arbeit

Die  Vielzahl der anstehenden Aufgaben für die Energieversorger bedeutet vor allem immer eine Gefahr: Der Überblick über die notwendigen Schritte und die Priorisierung der Aufgaben droht verloren zu gehen. In Zeiten, in denen die Anforderungen durch Staat, Regulierung und Wettbewerb ständig steigen, reicht es nicht mehr aus, die anfallenden Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.  Vielmehr müssen die erfolgsentscheidenden Aufgaben identifiziert werden – insbesondere muss entschieden werden, mit welchem Aufwand welches Ergebnis erreicht werden soll. Wenn das nicht geschieht, verlieren sich die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit und die zu erreichenden Ziele werden immer diffuser. Für das Unternehmen und einzelne Abteilungen bedeutet dies, die Qualität der Arbeit sinkt gravierend und die Unzufriedenheit der Mitarbeiter steigt.

Strategien sind, richtig angewendet, der notwendige Kompass für die tägliche Arbeit. Nur im Rahmen einer klar definierten Strategie, die sich an den wesentlichen Stakeholdern orientiert und zu den gesetzten Ziele passt, können Veränderungen jeglicher Art rechtzeitig auf ihre Auswirkungen für die eigenen Ziele bewertet werden. Denn nicht jede Veränderung ist für jeden gleich relevant – zu oft beobachten wir, dass sich die Unternehmen viel zu spät und unvollständig mit den Auswirkungen beschäftigen.

SOPTIM Newsletter sbc Artikel SWOT Zielworkshop

Um zu vermeiden, in die oben beschriebene Situation zu geraten, hat die Abteilung Planung aus dem Bereich Technik der EWV Energie- und Wasser-Versorgung GmbH, einen 2-tägigen Abteilungsstrategieworkshop mit Beratern der sbc soptim business consult GmbH durchgeführt.

Hr. Dr. Christoph Herzog, Abteilungsleiter Planung, begründet dies mit den Worten: „Durch meinen kfm. Hintergrund war mir klar, dass wir an dieser Stelle werden handeln müssen. Strategien sind für mich der klare Maßstab für meine Abteilung. Wichtig ist mir, dass die Strategien zu unserer Abteilung passen und nicht bloße Folien eines Beraters sind. Zugegeben: Anfangs waren wir skeptisch, ob unsere Anforderungen durch die Berater auch erfüllt werden können.“

Gemeinsam mit den Beratern einigte man sich darauf, einen Workshop zu veranstalten, an dem der Abteilungsleiter und seine Sachgebietsleiter teilnahmen. Mithilfe einer SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse) sollten strategische Optionen generiert werden, die zur individuellen Situation der Abteilung passten und ausreichend operationalisiert waren. Grundsätzlich ist man bei der Dauer einer solchen Analyse völlig frei. Man kann sich sowohl einen halben Tag dafür Zeit nehmen als auch eine mehrere Wochen oder Monate dauernde Analyse durchführen. Für diese spezifische Situation bot sich ein zweitägiger Workshop mit anschließender Begleitung bei der Umsetzung an.

Zunächst ging es darum, die bestehenden Ziele der Abteilung abzufragen und zu erkennen. Anschließend wurden die Kompetenzen über eine Stärken-Schwächen-Analyse und Chancen-Risiken-Betrachtung bewusst gemacht. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass die interne Betrachtung der eigenen Stärken und Schwächen mit den Ansprüchen der unterschiedlichen Stakeholder über die Chancen und Risiken in Verbindung gebracht werden. In Nachbetrachtung dieses Tages sagte Hr. Dr. Christoph Herzog: „Schon nach dem ersten Tag waren wir über die eigenen Erkenntnisse überrascht. Es ist sehr wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um seine Abteilung mit der notwendigen Distanz zu betrachten.“

Aufbauend auf den Ergebnissen der SWOT-Analyse des ersten Workshoptages, lag der Fokus des 2. Tages darin, die gemeinsame Strategie festzulegen. Die SWOT-Analyse macht deutlich, welche Stärken genutzt und welche Schwächen abgebaut werden müssen, um Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen. Auf dieser Basis konnten nun die Handlungen konkret erarbeitet und priorisiert werden.

Im Nachgang wurden die Ergebnisse grafisch und textlich aufbereitet, sodass man sich im Tagesgeschäft daran orientieren kann. Die Berater sichern in wiederkehrenden Terminen die Erreichung der (Zwischen-)Ziele. Bei Veränderungen der Situation wird die Strategie erneut überprüft. Hr. Dr. Christoph Herzog ist überzeugt: „Dadurch, dass wir die Situation klar analysiert haben, können wir erkennen, welche Ereignisse für uns welche Auswirkungen haben. Egal, ob Änderungen intern, durch Verordnungen oder durch Stakeholder: Wir wissen zügig, was wir tun müssen und sind somit immer handlungsfähig.“

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