Das Qualitätsmanagementsystem unterstützt die Umgestaltung zur agilen Organisation

von Matthias Gropp, Qualitätsbeauftragter SOPTIM AG

Für Außenstehende mögen die Begriffe „Agilität und QM-System" sich auf den ersten Blick diametral gegenüberstehen: Auf der einen Seite die Lust, Neues auszuprobieren und teambasiert zu entscheiden, wie man Dinge angehen möchten, auf der anderen Seite strenge Prozessregelwerke und klare Richtlinien. Ob dies ein Widerspruch sein muss, wollte die SOPTIM AG  herausfinden.

2018 wurde das Qualitätsmanagementsystem der SOPTIM AG in Aachen und Essen durch EQ Zert erfolgreich nach ISO 9001:2015 rezertifiziert. Die in diesem Zusammenhang durchgeführten Modernisierungen des alten ISO 9001:2008 QM-Systems nutzt das Unternehmen nun bei der vom Management gewünschten Umgestaltung hin zur agilen Organisation.

Die SOPTIM AG bietet als IT-Unternehmen verschiedenste branchenspezifische Softwaresysteme und Dienstleistungen für die Energiewirtschaft an. Diese ist in überdurchschnittlich hohem Maße von den Auswirkungen des digitalen Wandels betroffen. Für SOPTIM bedeutet dies: Das Unternehmen muss die damit verbundenen Veränderungen antizipieren, um für seine Kunden auch weiterhin bestmögliche Lösungen anzubieten. Dies gelingt umso besser, je flexibler sich SOPTIM auf die immer kurzfristigeren Anforderungen seiner Kunden einstellen kann. Deshalb wurde die Umgestaltung der bisherigen Organisationsstruktur zu einem agilen Unternehmen eingeleitet, getreu dem Motto: "Entwickle Software so, wie du selbst organisiert bist!"

Eine wesentliche Stütze ist in diesem Zusammenhang das zertifizierte QM-System. Die Umstellung von ISO 9001:2008 auf die neue Norm ISO 9001:2015 nutzte SOPTIM zu einem Technologiewechsel: Alle Inhalte wurden in das Wiki-System Confluence übernommen, das seit einigen Jahren bei SOPTIM für das Wissensmanagement eingesetzt wird. Hier veröffentlichen die einzelnen Fachabteilungen ihre aktuellen Dokumentationen. Zentrale Bereiche wie z. B. Personalwesen, Marketing und technische Infrastruktur hinterlegen dort auch für alle Mitarbeiter verbindliche Verfahrensweisen und Anleitungen, die für das QM-System relevant sind.

Während in der Vergangenheit das QM-System diese Verfahrensanweisungen und Formulare als pdf-Dokumente verwaltete, die im Laufe der Zeit veralteten und die tatsächliche Praxis nur noch bedingt abbildeten, kann es nun durch entsprechende Verlinkungen direkt auf die jeweils neuesten Dokumentationsstände zugreifen. Gleichzeitig bieten die zum System gehörenden Kommentarfunktionen die Möglichkeit, in eine direkte Diskussion zwischen Mitarbeiter und Qualitätsbeauftragten einzutreten. Von dem hier gewonnenen Feedback profitiert der im QM-System hinterlegte kontinuierliche Verbesserungsprozess, der auf dem Plan-Do-Check-Act Prozessmodell, auch bekannt als PDCA-Zyklus, beruht. Die an dieser Stelle erfolgte Dezentralisierung sorgt somit für eine deutlich erhöhte Aktualität und damit verbundene Akzeptanz des QM-Systems.

Auch außerhalb des QM-Systems wird das Thema Agilität mehr und mehr in den beruflichen Alltag eingebunden und verändert so sukzessiv die bisher eher hierarchisch geprägten Abläufe.

Bereits seit mehreren Jahren werden bei SOPTIM in der Software-Entwicklung agile Methoden (z. B. Scrum) erfolgreich eingesetzt. Diese Methoden werden durch entsprechende Werkzeuge unterstützt (z. B. Jira als Ticketsystem oder wie beschrieben Confluence zur Dokumentation). Mittlerweile wird diese Vorgehensweise wird auch von weiteren Abteilungen angewendet, die sich nicht mit Software-Entwicklung beschäftigen.

Vorteile agiler Methodik ergeben sich immer dort, wo die spezifischen Anforderungen von häufigen Änderungen und kurzen Planungshorizonten geprägt sind. Dies ist z. B. beim Marketing zur Vorbereitung von Messeauftritten oder im Vertrieb im Bereich des Kunden- und Partnermanagements der Fall. Zur Bewältigung dieser Aufgaben bilden sich dort kleine Projekt-Teams, die gemeinsam an den einzelnen Teilaufgaben arbeiten, den entsprechenden Fortschritt dokumentieren und sich regelmäßig (im Idealfall täglich) über den aktuellen Stand der Dinge austauschen.

Hervorzuheben ist hierbei, dass sich diese Vorgehensweise nicht aufgrund von Vorstands-Direktiven, sondern durch crossfunktionale Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Fachbereichen eigenständig entwickelt hat, indem die einzelnen Abteilungen voneinander lernten und Erfahrungen mit den Vor- und Nachteilen verschiedener Verfahrensweisen sammelten. Die von der Unternehmensführung angestrebte agile Organisation wird in hohem Maß von den Mitarbeitern eigenverantwortlich gestaltet. Das Fazit der SOPTIM zum Zusammenspiel von QM und Agilität ist somit ein ganz klares Bekenntnis zur Vereinbarkeit!

Die SOPTIM AG wurde 1971 zunächst als GmbH gegründet und bietet seitdem IT-technische Dienstleistungen und Softwarelösungen für die Energiewirtschaft an. An den Standorten Aachen und Essen sind ca. 350 Mitarbeiter beschäftigt. Wichtigstes Anliegen in den kommenden Jahren ist die Gestaltung des Digitalen Wandels in enger Zusammenarbeit mit den Kunden.

Ansprechpartner: 
Stephanie Lemken
Leiterin Kommunikation und Marketing
Tel. +49 241 40023-0 

Veröffentlichung:

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