Digitalisierung 0.4

Ja, Sie haben richtig gelesen: „Digitalisierung 4.0“ ist in aller Munde – aber wo stehen wir wirklich?
Donnerstag, 15. November 2018 15.11.2018 0 Kommentar

Der Begriff „Digitalisierung 4.0“ entstand durch Verallgemeinerung der „Industrie 4.0“-Definition. Hierunter versteht man die umfassende Vernetzung von Geräten, Maschinen, Sensoren und dem Menschen. Dies mag für einige Produktionszweige in einigen Firmen bereits zutreffen, aber ich möchte gerne eine andere Ecke beleuchten – nämlich die Rechnungsprozesse in mittelständischen Unternehmen.

Schauen wir uns den Rechnungsausgangsprozess an: Es werden Daten, die sich in einem ERP-System in digitaler Form befinden, analogisiert – man nennt diesen Vorgang Ausdrucken. Danach wird das analoge Produkt manuell verpackt, frankiert, zur Post gegeben und transportiert – nur, um dann nach einiger Laufzeit beim Empfänger geöffnet (sofern sie nicht verloren ging), gestempelt und dann wieder aufwändig digitalisiert zu werden. Oft rühmt man sich hier einen „digitalen“ Rechnungseingangsprozess zu haben.

Denn, es wird gescannt und mit OCR (Optical character recognition) gearbeitet. Jetzt nur noch die OCR-Fehler manuell korrigieren – und schon hat man das Dokument wieder digital; mit einigem Aufwand und hoffentlich ohne Fehler. Ferner muss hier deutlich klar gemacht werden, dass ein PDF welches mit email versandt wird KEINE digitale Rechnung (eRechung) ist. Man spart lediglich das ausdrucken und einscannen, jedoch sind die weiteren aufwändigen und fehlerträchtigen Digitalisierungsschritte (OCR) immer noch notwendig.
Das ist maximal Digitalisierung oder Industrie 0.4!

Warum das Ganze so umständlich, ineffizient und unökologisch? Warum wird etwas das digital vorliegt in ein analoges Medium gepresst und anschließend wieder aufwändig digitalisiert? Wir haben hierzu, in Zusammenarbeit mit der Hochschule Furtwangen, eine repräsentative Marktstudie erstellen lassen. Ausgewertet werden die Antworten von 300 mittelständischen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Hier sind einige Erkenntnisse daraus:

  • Der durchschnittliche Anteil der Papierrechnungen bei mittelständischen Unternehmen liegt bei über 70 %.
  • Etwa 2/3 der mittelständischen Unternehmen, die über 500 Rechnungen pro Monat erhalten, wollen diese nach wie vor bevorzugt in Papierform erhalten. 
  • Wenn Eingangsrechnungen digital erfasst werden, werden nur ca. 30 % eingescannt und digital weiterverarbeitet. Der Großteil der Rechnungen wird entweder in ein System eingetippt oder als Bilddatei erfasst – letzteres führt jedoch in den meisten Fällen zum Ausdruck (> 70 %) und der manuellen, nicht-digitalen (17 %) Weiterbearbeitung.
  • Von elektronischen Rechnungen, die im Unternehmen eintreffen werden über 70 (!) wieder ausgedruckt. Nur 10 % werden automatisch erfasst und 16 % manuell übertragen.


Neben der Effizienz und Ökologie möchte ich auch noch auf die Ökonomie eingehen. Wenn wir nun die Kosten für die verschiedenen Prozesse betrachten, stellen wir fest, dass die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im analogen Verfahren durchschnittlich 17,60 € kostet. Das macht bei 500 Rechnung monatlich bereits 8.800 €. Diese Kosten können um 34 % durch Digitalisierung gesenkt werden.

Im Rechnungseingangsprozess ist das Einsparpotenzial größer – dieser ist aber auch aufwändiger zu digitalisieren. Hier werden zusätzlich Freigabeschritte benötigt, welche im Ausgangsprozess nicht anfallen.

Bei der Umstellung auf digitalen Rechnungsausgang vor einem Jahr in unserem Unternehmen haben wir eine deutliche Arbeitserleichterung bei uns sowie eine hohe Akzeptanz bei unseren Kunden erreicht. Etwa 90 % der Rechnungen werden nun elektronisch versandt.

Als Format haben wir uns für ZUGFeRD 1.0 entschieden, da die Version 2.0 noch nicht finalisiert ist. Es handelt sich hier um ein hybrides Format (PDF mit XML Daten integriert) und kann sowohl analog als auch digital weiterverarbeitet werden. So schließen wir keine Kundengruppe aus. Wir erzeugen in unserem ERP (MS Dynamics NAV) das PDF und übergeben dieses zusammen mit einer CSV-Datei an die Konvertierungsroutine. Diese kann Inhouse oder auch als Managed Service zur Verfügung gestellt werden.
Das Projekt hat sich für uns bereits im ersten Jahr amortisiert.

Elektronische Rechnungen – je früher desto besser

Die Anzahl der ausgetauschten, mehrseitigen Rechnungsbelege in Deutschland beträgt pro Jahr 32 Mrd. (32.000.000.000 – eine Zahl mit 9 Nullen). Dazu kommen noch alle anderen auftragsbezogenen Belegarten, wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein etc., und die Verwaltungskopien. Für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt. Dazu kommt noch Versand, Kuvertierung, Archivierung, Recycling – und schließlich Entsorgung.
Elektronischer Belegaustausch hingegen benötigt kein Papier, keinen physikalischen Transport – und verursacht nur einen winzigen Bruchteil der Energiekosten und des Aufwand für Archivierung. Und zur Entsorgung werden die Daten einfach gelöscht.

In naher Zukunft (2019) wird für Firmen, die mit Behörden arbeiten, die Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung Pflicht sein. Spätestens dann rechne ich mit einem Domino-Effekt, denn die Firmen, die die Einfachheit und Betriebssicherheit der elektronischen Rechnung für sich entdeckt haben, werden diese auch von ihren Lieferanten einfordern. Meiner Meinung nach ist es deshalb auch nicht so entscheidend welches Format man wählt, denn ein Konvertieren (Mappen) von einem Format ins andere ist einfach möglich.
Das hybride Format ist sicher das variabelste, denn hier sind Bilddaten im PDF hinterlegt, welche auch der CI (Corporate Identity, Layout, Logo, Schriftarten etc.) des Absenders konform sein können. Beim Umwandeln in ein reines datenbasiertes Format, wie zum Beispiel EDIFACT INVOIC, wird das PDF einfach entfernt und das XML in EDIFACT umgewandelt. Das PDF aus einem reinen Datenformat zu erzeugen ist selbstverständlich auch möglich, jedoch fehlen dann individuelle grafische Elemente, wie zum Beispiel das Firmenlogo.

Beim Rechnungseingangsprozess ist der Ablauf deutlich komplexer, da hier meist eine mehrstufige Freigabe gefordert ist. Diese ist jedoch beim analogen Verfahren als auch beim digitalen Verfahren notwendig. Beim digitalen Verfahren besteht der Vorteil im Wegfall des Zusammenbringens von Freigebendem und der Papierrechnung. Gerade bei mobilen Arbeitsplätzen ist die digitale Freigabe aus der Ferne ein echter Flexibilitätsgewinn. Was auch hier auf jeden Fall entfallen kann ist das aufwändige und fehlerbehaftete Digitalisieren der unnötigerweise analogisierten Rechnung.

Fazit:
Meine Empfehlung: Lassen Sie digital was digital ist und analogisieren Sie nicht. Nutzen Sie den elektronischen Datenaustausch – nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Bestellungen, Lieferavis und andere Handelsnachrichten.

Nicht nur aus Kostensicht ist dieses sinnvoll, sondern auch aus den Aspekten der Prozesssicherheit (Verlust auf dem Versandweg, Verlegen der Papierrechnung u.a. ), Fehleranfälligkeit (Vermeidung von OCR und Lese- und Übertragungsfehlern) aber auch der Prozessgeschwindigkeit (Wegfall der aufwändigen Digitalisierung und manuellen Arbeiten).
Sowohl beim einfacheren Rechnungsausgang, als auch beim etwas komplexeren Rechnungseingang, profitieren Sie, Ihre Mitarbeiter, Ihr Unternehmen und unsere Umwelt von der Umstellung auf elektronische Rechnungen.

Weitere Digitalisierungsschritte der Lieferkette werden dann sicher bald folgen – und dann nähern wir uns wirklich der Digitalisierung 4.0. Wann stellen Sie um?

Andreas Waldbrenner
Geschäftsführer der mittelständischen Compello GmbH
Kontakt: awaldbrenner@compello.com

Abb. 1: Durchschnittlicher Anteil der Rechnungsformen
Abb. 2: Art der elektronischen Erfassung
Abb. 3: Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen
Abb. 4: Prozesskosten Rechnungsprozess
Abb. 5: Ersparnisse der Umstellung auf digitalen Rechnungsausgang bei Compello
Tabelle 1 Verhältnis der bevorzugten Rechnungsart kategorisiert nach der Anzahl Eingangsrechnungen
Tabelle 2: Kostenvergleich analoger/digitaler Rechnungsprozess

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